Your browser is not supported for the Live Clock Timer, please visit the Support Center for support.
Do góry

Trzy lekcje na każdy kryzys oraz jak planować firmowy budżet

Już nie tylko otwarte lasy i parki mają „odmrozić” gospodarkę. Władze zniosły ograniczenia związane z zamkniętymi galeriami handlowymi, punktami usługowymi, gastronomią, hotelami, przedszkolami i żłobkami. To dobry moment by lepiej niż przed kryzysem zaplanować firmowy budżet.

W moim wieku, większych i mniejszych kryzysów, również tych o konsekwencjach światowych, przeżyłem już kilka – i to na stanowiskach zarządczych. Chciałbym podzielić się tym, czego się z nich nauczyłem. I choć wielu specjalistów mówi, że żyjemy w nowej rzeczywistości i nic (w tym prowadzenie biznesu) już nie będzie jak dawniej, śmiem twierdzić, że kryzys to kryzys – i istnieją pewne uniwersalne zasady, które się nie zmieniają.

Przede wszystkim konsekwentnie będę powtarzał, że w czasie kryzysu kluczowe są te trzy elementy:

  1. Mądra, przemyślana restrukturyzacja. Należy „dopasować” organizację do nowej sytuacji, co wcale nie jest równoznaczne z restrukturyzowaniem wszystkiego i wszystkich. Cięcie kosztów powinno zapewnić nam dalsze kontynuowanie biznesu.
  2. Zabezpieczenie istniejącego strumienia przychodów. Nasi klienci lub partnerzy to główne dobro prowadzonej działalności. Musimy zredefiniować relacje z nimi, ale tak, by czuli się zadbani przez firmę i ważni w naszych oczach. Niezwykle ważnym elementem jest tu świadoma i uczciwa komunikacja.
  3. Wykorzystanie nowych możliwości i szukanie nowych źródeł przychodów. Wiem, że ten podpunkt brzmi najbardziej nieprawdopodobnie. „Nowe źródła przychodu? Przecież ja nawet tracę te obecne!” – może oburzyć się przedsiębiorca. Właśnie dlatego trzeba aktywnie szukać nowych możliwości.

 

Polskie MSP z sukcesem wchodzą w e-commerce

 

Kryzys pokazał, że duża część polskiego biznesu potrafi się szybko dostosowywać do panującej rzeczywistości. Epidemia dla e-learningu w polskim szkolnictwie zrobiła więcej niż jakiekolwiek długoletnie plany, strategie i rozporządzenia. Podobnie jest z wejściem ze sprzedażą do Internetu przez tysiące polskich przedsiębiorców, którzy potrafili w kilka tygodni uruchomić nowe projekty e-commerce.

E-sprzedaż nie zrekompensuje zapewne wszystkich strat z powodu braku działalności stacjonarnej. Nie każda branża zresztą może przenieść się całkowicie do online. Niemniej, jak pokazują dane polskiej platformy do sprzedaży internetowej Shoper, większość e-sklepów zanotowała w kwietniu o 14 procent więcej transakcji i o 30 procent większy ruch niż podczas najgorętszego okresu w e-handlu, jakim są okolice Black Friday (czyli listopad 2019 roku). Czyli przestrzeń do działalności w Internecie została wykorzystana przez rodzime przedsiębiorstwa prawidłowo.

Kryzys obnażył jednak inną słabość rodzimego biznesu – a przede wszystkim MSP – jaką jest brak płynności finansowej. Jeżeli nawet kilkutygodniowe pozbawienie przychodów wiąże się z plajtą setek przedsiębiorstw, coś chyba jest nie tak. To brak oszczędności i brak planowania budżetu uwzględniającego sytuację kryzysową.

 

 

 

Jak zaplanować budżet?

 

Wierzę, że sytuacja związana z pandemią koronawirusa nauczy nas planować wydatki i wpływy. Aby przetrwać i zachować sprawność operacyjną, należy zadbać o swoją płynność finansową. Jak ją prognozować? Przede wszystkim należy działać z wyprzedzeniem.

Niektórzy mówią o błędnym przeświadczeniu, że należy w pierwszej kolejności zabiegać o klientów i zysk, a wtedy finansowo „jakoś damy radę”. Jednak złe zarządzanie płynnością (lub po prostu brak takiego zarządzania) pogrąża firmy szybciej niż brak popytu na ich usługi i produkty. Płynność finansową planujmy tak samo, jak działania produkcyjne, sprzedażowe i marketingowe czy związane z łańcuchem dostaw.

Przedsiębiorca musi znać swój cash flow. Upraszczając, należy prowadzić prostą, ale dość dokładną ewidencję wszystkich aktywów obrotowych firmy – czyli tego, co teoretycznie dość łatwo można wymienić na gotówkę. To materiały do wykorzystania w procesie produkcyjnym, gotowy zapas towarów, nadpłaty i inne należności, aktywa finansowe takie jak gotówka, lokaty, odsetki z lokat, dywidendy, udziały, akcje. Do takiej ewidencji wystarczy Excel lub darmowe arkusze Google. Znacznie ważniejsza niż narzędzie jest skrupulatność.

 

Prognozuj bezpiecznie

 

Prognozuj przychody i wydatki minimum na kilka miesięcy do przodu – a najlepiej działaj według planu rocznego. Ustal bufory bezpieczeństwa finansowego na wypadek opóźnień w otrzymywaniu płatności od swoich klientów. Korzystaj z możliwości uzyskania dodatkowych źródeł finansowania twojego biznesu, na przykład z linii debetowej w koncie firmowym w swoim banku, faktoringu etc.

Warto, aby twoje podstawowe, miesięczne zestawienie budżetowe zawierało z jednej strony:

  • wydatki za dostawy i usługi niezbędne do prowadzenia działalności, w tym raty kredytów, leasingów, spłaty pożyczek etc., koszty wynagrodzeń,
  • koszty ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz inne świadczenia (między innymi ZUS),
  • podatki i opłaty o charakterze publicznoprawnym w tym VAT, podatek dochodowy etc.,
  • fundusz kryzysowy – kwota dająca pewien bufor finansowy w przypadku potrzeby naprawy sprzętu, uwzględnienia reklamacji klientów czy opóźnień w płatnościach.

Oraz z drugiej strony:

  • przychody ze sprzedaży towarów i usług,
  • inne wpływy z podstawowej działalności biznesowej.

Czy ten kryzys nas czegoś nauczy? Wierzę, że tak.

 

Autor artykułu: Tomasz Sękalski

 

Źródło zdjęć: Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw

Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw Gazeta MSP jest miesięcznikiem ekonomicznym skierowanym do właścicieli oraz osób zarządzających firmami z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Gazeta dostępna jest na rynku od 17 lat. Misją Gazety MSP jest dostarczanie przedsiębiorcom oraz osobom ...