Your browser is not supported for the Live Clock Timer, please visit the Support Center for support.
Do góry

Dobrze złożona propozycja – klucz do sukcesu w negocjacjach

Dlaczego nie należy przygotowywać oferty przed rozpoczęciem procesu negocjacji? Jakie czynniki powinny na nią wpływać? Jakie elementy oferty zawsze powinny się znaleźć w profesjonalnej propozycji? Kto pierwszy powinien składać ofertę – my, czy druga strona? Gdzie zaczynać ofertować z tak zwanego wysokiego C, czy realistycznie? Jeżeli jednak druga strona złoży ofertę, jakie przyjąć zasady odpowiedzi? Na te i wiele innych pytań odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

W naszej, cyklicznej analizie procesu negocjacji dotarliśmy do bardzo ważnego momentu w procesie – składania propozycji. Oczywiście kształt propozycji powinien być efektem wcześniejszych etapów procesu negocjacyjnego. Dla każdego profesjonalisty dobra propozycja jest skutkiem pracochłonnego przygotowania. Ale nie tylko.
Powinna ona także wynikać z weryfikacji założeń przyjętych (które to musimy sprawdzić podczas pierwszej fazy spotkania z drugą stroną).

Wielokrotnie wpływ na nią ma dobrze przeprowadzona strukturyzacja oczekiwań i prawidłowo zbudowana negocjacyjna siła. Bardzo ważne dla przygotowania dobrej propozycji są także prawidłowo zidentyfikowane i wykorzystane negocjacyjne sygnały.

 

Syndrom „oferty w teczce”

 

Często popełniany błąd polega na przygotowaniu oferty jeszcze przed rozpoczęciem procesu negocjacji. Na szkoleniach i treningach negocjacyjnych zadaję pytanie: to po co przychodzisz na spotkanie negocjacyjne? Wyślij tę ofertę mailem (i tak oparta jest o tzw. założenia, jak znam życie, w większości przypadków błędne, a przynajmniej niezweryfikowane, zatem niepewne). Po co tracisz czas na próby przekonywania swojego interlokutora do i tak najprawdopodobniej nietrafionej propozycji?

Nie ma co ukrywać, że temat profesjonalnego ofertowania jest bardzo szeroki. Na pewno nie zmieściłbym wszystkich zasad związanych z tym procesem opisując je na łamach tego jednego artykułu.

Długo zastanawiałem się, jak wskazać najważniejsze reguły i zasady, i wydaje mi się, że znalazłem rozwiązanie. Podczas każdego szkolenia i treningu negocjacyjnego pojawią się ze strony uczestników bardzo podobne pytania dotyczące procesu ofertowania, a w ślad za nimi gorąca dyskusja. Zamiast więc opisywać sam proces, przytoczę te pytania wraz z odpowiedziami. Czytelników, którzy będą chcieli dowiedzieć się więcej na ten temat, odsyłam do kontaktu bezpośredniego.

 

Pytanie pierwsze: Jakie elementy oferty zawsze powinny się znaleźć w profesjonalnej propozycji?

 

Oczywiście nie będę wchodził w aspekty techniczne ofert. Ich złożoność i kształt zależą od produktu, zapytania ofertowego i innych specyficznych dla każdej branży oraz transakcji czynników. Inaczej będzie wyglądała specyfikacja techniczna samochodu, kotłów na pelet, kredytu bankowego, czy ubezpieczenia na życie. To jest oczywiste.

Ale to nie zmienia pewnych stałych reguł prezentacji oferty podczas spotkania. Jeżeli negocjator ominie któryś z punktów, w większości przypadków wystąpi problem z jej zrozumieniem lub akceptacją przez drugą stronę.

Jakie to są reguły? Po pierwsze zawsze należy podkreślić, jakich reakcji drugiej strony oczekujemy w wyniku złożenia naszej oferty. Dopiero jako drugi krok powinno nastąpić właściwe ofertowanie.

Zawsze po zakończeniu omawiania propozycji powinniśmy ją wyjaśnić. Bardzo często słabsi negocjatorzy przyjmują założenie, że jak ja rozumiem swoją ofertę – to oznacza, że rozumie ją cały świat. Nic bardziej mylnego. Bardzo często propozycje są odrzucane tylko i wyłącznie dlatego, że druga strona ma co do niej wątpliwości wynikające po prostu z jej niezrozumienia.

Polscy negocjatorzy i handlowcy mają tendencję do tzw. zagadywania tematów. „Wchodzimy w uliczki”, dywagujemy, zmieniamy temat. Takie sytuacje zdarzają się także podczas wyjaśniania propozycji. Obserwując ten proces, ze zdziwieniem odkrywałem, że wyjaśnianie oferty jest często po wielekroć dłuższe niż samo składanie propozycji. To powoduje, że kontrahent gubi się w szczegółach i detalach naszych „barokowych” prezentacji.

Zawsze zatem warto w tzw. żołnierskich słowach podsumować podstawowe założenia naszej oferty. To skutecznie porządkuje proces.

Czy zakończyliśmy już etap proponowania? To zależy od naszych intencji. Jeśli nie chcemy, aby druga strona złożyła nam szybko swoją propozycję (pamiętajmy, że mając dwie propozycje na negocjacyjnym stole, z pewnością nasza pozycja jest słabsza, niż pracując tylko na naszej ofercie), należy zrobić wszystko, aby skłonić kontrahenta do rozmowy na temat naszej oferty. Jak to zrobić – zależy od sytuacji, ale najlepiej jest zadać parę pytań dotyczących jej zrozumienia, elementów, które się podobają lub do których druga strona ma wątpliwości, etc.

 

Pytanie drugie: Kto pierwszy powinien składać ofertę? My, czy druga strona?

 

Dyskusja na ten temat jest zawsze gorąca. Prawda jest taka, że w standardowych warunkach zawsze lepiej jest pracować na naszych warunkach, czyli na naszej propozycji. Oczekując, że kontrahent pierwszy złoży ofertę, narażamy się na ryzyko otrzymania propozycji odbiegającej od naszych oczekiwań. Jako negocjatorzy mamy wówczas olbrzymi problem jak „zasypać” różnicę między dwiema skrajnymi negocjacyjnymi pozycjami, moją i drugiej strony.

 

 

Trzecia wątpliwość: Gdzie zaczynać ofertować, z tak zwanego wysokiego C, czy realistycznie?

 

Dyskusja na ten temat zawsze burzy krew negocjatorów. Tyle zdań na temat, ilu uczestników szkolenia. Nie ma co ukrywać, że duża część osób zaczyna z wysokiego C. Czy to jest dobre, czy złe?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, w pierwszej kolejności zastanówmy się, z jakiego powodu ludzie negocjują z wysokiego C? Mimo że chcą uzyskać 26-27, proces negocjacji zaczynają od… 78? Bo nie umieją inaczej!

Jak wygląda to z psychologicznego punktu widzenia? Prawda jest taka, że zarówno jedna, ale też druga strona wiedzą, że te żądania są zupełnie nierealne. Prowadzą zatem tę „grę”, udając, że to, co robią i mówią, ma jakikolwiek sens. Czasami dziwię się, z jakiego powodu menedżerowie, którzy cierpią na chroniczny brak czasu, godzą się na jego marnowanie w takim chocholim tańcu? Dlaczego przenoszą profesjonalny proces w obszar negocjacji, jakie odbywają się na targu ze starociami, czy wyprzedaży garażowej?

Po latach pracy z negocjacjami doszedłem do wniosku, że robią to, bo tak jest łatwiej. Prowadzą proces pracując z żądaniami i ustępstwami, przez zmniejszanie lub zwiększanie tylko jednego parametru, najczęściej ceny. Problem jest jednak taki, że takie negocjacje są „płaskie”, a proces oparty jest o tzw. rozwiązania kompromisowe. Zaczyna działać zasada: „spotkajmy się gdzieś pomiędzy naszymi negocjacyjnymi pozycjami”. Czy naprawdę o to nam chodzi?

Profesjonalni negocjatorzy grają zupełnie innymi walorami. Odnajdują te zmienne, na których drugiej stronie naprawdę zależy. Wyceniają je, ważąc ich wartość i cenę przez pryzmat swojej pozycji, ale też analizując je z punktu widzenia kontrahenta. Ponieważ często te zmienne znacząco się różnią, proces ich wymiany staje się efektywny i opłacalny.
Często również tak poprowadzone negocjacje dają nam szansę obniżenia kosztów naszych ustępstw, a uzyskiwane walory od drugiej strony są dużo cenniejsze. Co ciekawe, efekt może być analogiczny dla naszego partnera, czyli dwie strony wstaną od negocjacyjnego stołu zadowolone. Czy nie o to nam chodzi? Jeżeli nie umiemy negocjować wartością, oczywiście naszą „negocjacyjną amunicją” będzie schodzenie z wysokiego C, ale jak chcemy w procesie uzyskać dużo więcej i być skuteczni, to powinniśmy nauczyć się negocjacyjnego wartościowania.

 

Jeżeli jednak druga strona złoży ofertę, jakie przyjąć zasady odpowiedzi?

 

Pierwsza zasada: wysłuchaj propozycji drugiej strony do końca. Nie przerywaj. Przerywając dajesz sygnały, gdzie masz problem, gdzie cię boli, czyli się odsłaniasz. Po drugie, nawet jeśli propozycja jest bardzo korzystna, nigdy nie zgadzaj się za szybko. Jeżeli za szybko wyciągniesz rękę do zgody na warunki umowy, druga strona może poczuć, że coś jest nie tak, że trzeba jeszcze ponegocjować.

Jestem przeciwnikiem mówienia za każdym razem NIE, aczkolwiek wiem że są szkoły negocjacji, które promują takie zachowanie. Lepszym sposobem jest doprecyzowanie szczegółów złożonej nam propozycji, przemyślenie ich i zaproponowanie przemyślanej, celowanej kontrpropozycji.

Cóż, proces profesjonalnego składania propozycji stanowi temat-rzekę. Przede wszystkim należy ten proces ćwiczyć, ćwiczyć, i jeszcze raz ćwiczyć. W tym artykule przytoczyłem tylko najważniejsze zasady – te, które wzbudzają najwięcej pytań, kontrowersji i dyskusji negocjatorów.

 

Autor artykułu: Paweł Kowalewski

 

Źródło zdjęć: Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw

Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw Gazeta MSP jest miesięcznikiem ekonomicznym skierowanym do właścicieli oraz osób zarządzających firmami z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Gazeta dostępna jest na rynku od 17 lat. Misją Gazety MSP jest dostarczanie przedsiębiorcom oraz osobom ...